Remote Work und Workation – Chancen und Herausforderungen
Remote Work und Workation – diese Themen gewinnen in der neuen Arbeitswelt immer mehr an Relevanz. Aktuelle Entwicklungen zeigen, dass diese neuen Arbeitsformen gekommen sind, um zu bleiben.
Vor allem wenn es um das Gewinnen und Halten von hochqualifizierten Mitarbeitenden geht, kommen Dienstgebende nicht mehr daran vorbei. Um als Unternehmen compliant zu sein, sind insbesondere im Bereich Sozialversicherung und Lohnsteuer einige Herausforderungen zu meistern.
In unserem P&O Breakfast vom 10. April 2024 haben wir das Thema Remote Work und Workation im Ausland im Rahmen einer Live-Veranstaltung näher beleuchtet.
Dabei wurde neben spannenden fachlichen Diskussionen auch der neu entwickelte Remote Work Tool vorgestellt. Diese Softwarelösung unterstützt Unternehmen dabei, Remote Work Anfragen ihrer Mitarbeitenden im Sinne der Unternehmenscompliance auf Einzelfallbasis einer automatisationsunterstützten Risikobeurteilung zu unterziehen und diese zu administrieren.
Im Folgenden möchten wir auf die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Risiken von Remote Work im Ausland eingehen:
Sozialversicherung
Im Fall von Dienstnehmenden, die regelmäßig remote außerhalb Österreichs tätig werden, besteht grundsätzlich die Möglichkeit, dass durch diese Tätigkeit ein Wechsel in ein anderes Sozialversicherungssystem ausgelöst wird. Innerhalb des EU/EWR-Raums und der Schweiz reichte dafür bislang unter Umständen bereits ein Arbeitsausmaß von 25% oder mehr im Ausland aus.
Um derartige Arbeitsformen zu begünstigen, grenzüberschreitende Remote Work Aktivitäten zu vereinfachen und mehr Flexibilität zu ermöglichen – kurz gesagt: um den Formen der neuen Arbeitswelt gerecht zu werden – wurde daher versucht, eine gesamteuropäische Lösung in Bezug auf die Zuordnung des Sozialversicherungsrechts zu entwickeln:
Eine multilaterale Rahmenvereinbarung – aus österreichischer Sicht gültig seit 01.07.2023 – wurde bislang von 20 Staaten unterzeichnet.
Die neue multilaterale Rahmenvereinbarung soll im Vergleich zur grundsätzlichen Regelung wie folgt für mehr Flexibilität sorgen:
Mitarbeitende, deren Home Office in einem anderen Staat liegt als der Sitz des Dienstgebenden, können nunmehr im Wohnortstaat zu bis zu 50% des Gesamtarbeitszeitausmaßes tätig sein, ohne dass es dadurch zu einem Wechsel der SV-Zuständigkeit kommt.
Um von der Neuregelung Gebrauch zu machen, bedarf es eines Ausnahmeantrages, der in dem Staat gestellt werden muss, der sozialversicherungsrechtlich zuständig sein soll. Zudem ist die Anwendung zwischen Dienstgebenden und Mitarbeitenden separat zu vereinbaren.
Eine aktuelle Liste aller Staaten, in deren Wirkungsbereich die Rahmenvereinbarung bereits zur Anwendung kommt, finden Sie hier.
Für Mitarbeitende, die außerhalb der EU/des EWR bzw. der Schweiz remote tätig werden, ist im Einzelfall zu prüfen, ob zwischen Österreich und dem betreffenden Land ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen wurde und, abhängig davon, welche Regelungen auf den jeweiligen Remote Work Fall anzuwenden sind.
Lohnsteuer
Persönliche Steuerpflicht für Mitarbeitende
Wenn österreichische Mitarbeitende ihre Tätigkeiten remote im Ausland ausüben, während ihre Dienstgebenden ihren Sitz in Österreich haben, oder wenn Mitarbeitende ihre Tätigkeit für ein ausländisches Unternehmen im Home Office in Österreich ausüben, ist neben den jeweiligen nationalen Regelungen auch zu überprüfen, ob zwischen den Staaten ein Doppelsteuerungsabkommen abgeschlossen wurde.
Für eine korrekte Einordnung ist zudem die steuerliche Ansässigkeit der Mitarbeitenden ausschlaggebend. Die Doppelbesteuerungsabkommen enthalten entsprechende Regelungen bezüglich der Zuteilung des Besteuerungsrechts für die beteiligten Länder.
Sollte es zu einer Steuerpflicht im Ausland kommen, enthalten die anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommen neben der Verteilungsnorm ebenso eine Regelung zur Vermeidung einer etwaigen Doppelbesteuerung. Diese ist in den meisten Fällen über eine entsprechende Freistellung von Einkommen bzw. eine Anrechnung von im anderen Land bezahlten Steuern zu erreichen.
In derartigen Setups empfiehlt es sich aber jedenfalls eine Einzelfallprüfung vorzunehmen, und so das Risiko möglicher Steuerpflichten für Mitarbeitende zu minimieren.
Betriebsstätte für Dienstgebende
Neben den steuerlichen Konsequenzen für Mitarbeitende können sich solche auch für Dienstgebende im Ausland bzw. im Ansässigkeitsstaat der Mitarbeitenden ergeben. Werden Mitarbeitende im Home Office tätig, und liegt das Home Office in einem anderen Staat als der Sitz des Dienstgebenden, kann dies unter Umständen zur Begründung einer lohnsteuerlichen und/oder körperschaftssteuerlichen Betriebstätte führen und damit eine Steuerpflicht für Dienstgebende im jeweiligen Home Office Staat auslösen.
Zudem ist in derartigen Fällen oft die Einrichtung einer Split Payroll – also einer bereits unterjährigen Aufteilung der lohnsteuerpflichtigen Bezüge zwischen zwei oder mehreren Staaten im Rahmen der vom Dienstgebenden geführten Personalverrechnung – notwendig.
Falls Sie das P&O Breakfast verpasst haben sollten, müssen Sie sich keine Sorgen machen:
Sowohl der fachliche Teil als auch die Vorstellung des Remote Work Tool stehen auch im Rahmen unseres nächsten Webcasts am 13. Juni 2024 online noch einmal am Programm.
Die Einladung dazu sowie der Link zur Anmeldung folgt in den nächsten Tagen – Stay tuned!
