Arbeiten im Home Office: Bedeutung und Konsequenzen der Tage für die Lohnverrechnung

Während der Pandemie war das Home Office aus steuerlicher sowie aus arbeits- und sozialrechtlicher Sicht ein viel diskutiertes Thema, das durch stetige Neuerung zu vielen Fragestellungen führte. In diesem Beitrag stellen wir dar, wie die Home Office Tage auf die Personalverrechnung Einfluss nehmen und wie Unternehmen diese Tage in der Lohnverrechnung „in den Griff“ bekommen.

Worum geht’s bei den Home Office Tagen?

Seit 2021 sind die Tage, an denen sie im Home Office gearbeitet haben, von Mitarbeiter:innen verpflichtend anzugeben und jährlich in Form der Jahreslohnzettel an das Finanzamt zu übermitteln. Die Grundlage dafür ist das Mitführen der Home Office Tage in der Lohnverrechnung des Unternehmens.

In der Praxis schenken Unternehmen der korrekten Erfassung der Home Office Tage allerdings wenig Aufmerksamkeit, da die negativen Konsequenzen für das Unternehmen und die Mitarbeiter:innen oftmals gar nicht bekannt sind. Nachfolgend zeigen wir an konkreten Beispielen, warum eine korrekte Erfassung der Home Office Tage wichtig ist und welche Auswirkungen eine inkorrekte Angabe auf Unternehmen und auch auf Mitarbeiter:innen haben kann.

Auswirkungen für Ihr Unternehmen

1. Home Office Pauschale – Auszahlung durch das Unternehmen

Unternehmen können Mitarbeiter:innen eine abgabenfreie Home Office Pauschale in Höhe von maximal € 3,–/Tag gewähren (maximal € 300,– pro Kalenderjahr). Die Berücksichtigung der Home Office Pauschale setzt voraus, dass die Mitarbeiter:innen die berufliche Tätigkeit am Haupt- oder Nebenwohnsitz ausüben.

Für das erste Halbjahr 2021 konnten die Home Office Tage per Schätzung abgegeben werden, seit 01.07.2021 sind die tatsächlichen Home Office Tage anzuführen und auch nachzuweisen.

Viele Unternehmen nutzen daher das interne Zeiterfassungssystem, um zu unterscheiden, ob Mitarbeiter:innen ihre berufliche Tätigkeit am Arbeitsplatz, im Home Office oder an einem anderen Ort ausüben und übernehmen diese Daten in die Lohnverrechnung.

Kommt es zu einer falschen Übernahme in die Lohnverrechnung und werden die Home Office Tage in weiterer Folge nicht korrekt berücksichtigt, kann es zu falschen Lohn- und Gehaltszahlungen kommen, die im Zuge einer Lohnabgabenprüfung zu zusätzlichen Kosten für das Unternehmen führen können. Dieselbe Situation entsteht, wenn Unternehmen die Home Office Tage generell nicht erfassen, da in diesen Fällen die Grundlage für die Auszahlung der Home Office Pauschale fehlt.

2. Pendler Pauschale – Auszahlung durch das Unternehmen

Für Mitarbeiter:innen, bei welchen monatlich die Pendlerpauschale sowie der Pendlereuro in der Lohnverrechnung berücksichtigt werden, gilt seit 01.07.2021, dass nicht gleichzeitig Pendlerpauschale und Home Office Pauschale für einen Arbeitstag gewährt werden können. Für den Bezug der Pendlerpauschale müssen Mitarbeiter:innen daher nachweislich die Strecke zwischen Wohnort und Arbeitsstätte an mindestens 11 Tagen im Kalendermonat zurücklegen, um Anspruch auf die volle Pendlerpauschale zu haben. Nur durch die korrekte monatliche Erfassung der Home Office Tage können die „Pendlertage“ ermittelt werden und in weiterer Folge die Pendlerpauschale korrekt in der Lohnverrechnung berücksichtigt werden.

Kommt es zu einer falschen Übernahme in die Lohnverrechnung und werden die „Pendlertage“ in weiterer Folge nicht korrekt berücksichtigt, kann es zu falschen Lohn- und Gehaltszahlungen an die Mitarbeiter:innen kommen, die im Zuge einer Lohnabgabenprüfung ebenfalls zu zusätzlichen Kosten für das Unternehmen führen können.

Hinweis

Es ist zu beachten, dass die die Bekanntgabe der Home Office Tage eine gesetzlich Vorgabe darstellt und nicht nur dann notwendig ist, wenn Unternehmen eine Home Office Pauschale an Mitarbeiter:innen auszahlen. Die Erfassung und Übermittlung der Home Office Tage ist somit von allen österreichischen Unternehmen durchzuführen. 

Auswirkungen für Ihre Mitarbeiter:innen

1. Home Office Pauschale – Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung

Entscheidet sich das Unternehmen dafür, keine Home Office Pauschale im Zuge der Lohnverrechnung an die Mitarbeiter:innen auszuzahlen, können diese die Home Office Pauschale als Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen. Dabei ist zu beachten, dass maximal € 3,–/Tag angesetzt werden können. Die jährliche Deckelung dieses Betrages ist für die Jahre 2020 & 2021 insgesamt maximal € 300,– und ab 2022 € 300,– pro Kalenderjahr.

Sollten die Home Office Tage am Jahreslohnzettel nicht ausgewiesen sein, können die Mitarbeiter:innen diese Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung nicht geltend machen, auch wenn die Home Office Tage nachweislich erbracht wurden.

Hinweis

Die Werbungskosten verringern lediglich die Bemessungsgrundlage zur Berechnung der Lohnsteuer, d.h. es werden effektiv keine € 300,– vom Finanzamt erstattet.

Unser Tipp für die Praxis

Monatlich die Home Office Tage in den Zeiterfassungssystemen erfassen und in die Lohnverrechnung aufnehmen bzw. an Ihren Serviceprovider für Lohnverrechnung übermitteln, um nachträgliche Rollungen so gut es geht zu vermeiden!

Weitere Infos und noch mehr Details finden Sie in unseren bisherigen Blogbeiträgen

Home Office aus arbeits- und sozialrechtlicher Sicht – Update

3 Schritte zur perfekten Home Office Richtlinie

Das neue Home Office Gesetz – Umsetzungsschritte für die Personalverrechnung

Nationalrat beschließt neue steuerliche Regelungen im Zusammenhang mit Tätigkeiten im Home Office

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