3 Schritte zur perfekten Home Office Richtlinie
Vom Business Need zum rechtssicheren Dokument
Vom Buzzwort des Jahres zur Herkulesaufgabe: So oder so ähnlich fühlt sich “Remote Work” im Moment wahrscheinlich für die meisten Personalverantwortlichen an. Denn remotes oder hybrides Arbeiten beschäftigt uns alle nun schon seit über einem Jahr – als Arbeitgeber und als Arbeitnehmer/in gleichermaßen. Während viele Mitarbeiter/innen Geschmack gefunden haben am Arbeiten aus dem Home Office, ist die neue Arbeitsweise für die Arbeitgeber vielerorts noch mit großen Unsicherheiten verbunden. Die meisten Unternehmen haben in den vergangenen Monaten fachliche und rechtliche Informationen gesammelt, Wünsche und Befindlichkeiten der Belegschaft hinsichtlich des Arbeitens von zuhause erhoben und fallweise auch bereits bestehende Remote Work Policies angepasst. Im März hat der Nationalrat mit dem 2. COVID-19 Steuermaßnahmengesetz nun das neue Home Office Gesetz beschlossen, das die steuer- und arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen für remote und hybrides Arbeiten erstmals definiert.
Damit ist für die Personalabteilungen nun der optimale Zeitpunkt, sich konkrete Gedanken über eine moderne und zukunftsfähige Remote Work Policy zu machen.
Remote Work Policy: Jetzt die Weichen für die Zukunft stellen
Das “Warum” ist klar, das “Wie” eine Herausforderung: Aus vielen Gesprächen mit unseren Klienten wissen wir, dass die Herangehensweise an eine compliance-sichere Remote Work Vereinbarung in der Praxis nicht einfach ist und die HR Verantwortlichen oft vor mehr Fragen als Antworten stehen. Viele setzen bei arbeitsrechtlichen Fragen oder der Zeiterfassung an, auch die Dokumentationsvorschriften in der Personalverrechnung sind häufig ein Thema. Doch wie kommt man nun von vielen Detailfragen und unternehmensspezifischen Anforderungen zum großen Ganzen? Und wie stellt man das Know-how und die erforderlichen Ressourcen sicher?
In unserer Beratungspraxis rund um den Set-up einer neuen Home Office-Richtlinie hat sich ein 3-Stufen-Ansatz bewährt, mit dem wir unsere Klienten von der strategischen Abklärung bis zur praktischen Umsetzung begleiten:
1. Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Überprüfung
Am Beginn steht eine gründliche Erhebung des Status Quo. Erst wenn man weiß, was man eigentlich umsetzen muss, können die Detailfragen geklärt werden:
- Klärung des Sachverhalts, der betroffenen Personen, Rollen und involvierten Länder
- Klärung sozialversicherungsrechtlicher Hintergründe
- Prüfung des Betriebsstättenrisikos in den betroffenen Ländern
- Überprüfung einkommensteuerrechtlicher Verpflichtungen in den betroffenen Ländern
- Unterstützung bei der Abbildung in der Lohnverrechnung
2. Klärung der arbeitsrechtlichen Fragen und Umsetzung
Erst danach macht die Beschäftigung mit den verbundenen arbeitsrechtlichen Fragen Sinn, die vielen Personalverantwortlichen am drängendsten erscheinen:
- Entwicklung einer unternehmensindividuellen Umsetzungsstrategie
- Entscheidungsbaum und Action Points
- Klärung arbeitsrechtlicher Fragen
- Abstimmung und Verhandlung mit etwaigen Betriebsrat
- Prüfung einer schon bestehenden Richtlinie und Anpassungsvorschlag
- Prüfung der Einzelverträge und notwendige Anpassungen
3. Kommunikationsplan und Unterstützung der Führungskräfte
Abschließend darf nicht auf eine präzise und überzeugende Kommunikation im Unternehmen vergessen werden:
- Entwicklung eines Kommunikationsplans für das Unternehmen
- Erarbeitung von FAQs und Kommunikationsmaterialien
- Informationsveranstaltungen für Mitarbeiter/innen und Führungskräfte
- Optionale Workshops für Führungskräfte zur Unterstützung der remoten Führung
- Unterstützung mit einer Mitarbeiterumfrage zur Zufriedenheit
Stehen Sie auch vor der Frage, ob Ihre Remote Work Vereinbarung noch den aktuellen Anforderungen entspricht oder müssen Sie erstmals eine solche im Unternehmen aufsetzen?
Kontaktieren Sie uns! Wir begleiten Sie von der strategischen Planung bis zur tatsächlichen Umsetzung im Unternehmen und beraten Sie bei allen rechtlichen Fragen aus einer Hand.
