Das neue Home Office Gesetz – Umsetzungsschritte für die Personalverrechnung

Am 24. 2. 2021 hat der Nationalrat mit dem 2. COVID-19 Steuermaßnahmengesetz nicht steuerbare Kostenersätze durch den Arbeitgeber und einen pauschalen Werbungskostenabzug auf Seiten des Arbeitnehmers bei vereinbarter Homeoffice Tätigkeit beschlossen. In vielen Unternehmen drängen Arbeitnehmer oder Betriebsrat nach einem Jahr „Corona-Homeoffice“ auf eine rasche Umsetzung, auch wenn die Gesetzwerdung erst in den nächsten Wochen erfolgen wird. Neben der Ausgestaltung der Homeoffice Vereinbarung selbst und der Frage unter welchen Voraussetzungen Homeoffice ermöglicht werden soll, muss auch die Umsetzung in der Personalverrechnung vorbereitet werden:

Dokumentations- und Meldepflichten für Homeoffice-Tage

Eine Homeoffice-Vereinbarung bringt zusätzliche Dokumentations- und Meldepflichten für den Arbeitgeber mit sich, auch wenn kein nicht steuerbares Homeoffice Pauschale gewährt wird: Die Anzahl der Homeoffice-Tage im Kalenderjahr ist in das Lohnkonto aufzunehmen und auf dem Lohnzettel (L 16) bekannt zu geben. Dabei sind 3 Voraussetzungen zu beachten:

1. Nur vereinbarte Homeoffice Tätigkeit: Voraussetzung ist, dass die Homeoffice Tätigkeit auf einer mit dem Arbeitgeber getroffenen Vereinbarung beruht. Laut den Gesetzesmaterialien kann es sich um eine kollektivvertragliche Regelung, Betriebsvereinbarung oder einzelvertragliche Vereinbarung handeln. Laut den Online FAQ des BMF kann aber insbesondere während der COVID-Pandemie auch eine Dienstanweisung als Vereinbarung zu werten sein (Quelle).

2. Nur Tage mit ausschließlicher Tätigkeit in der Wohnung: Als Homeoffice-Tage zählen nur Arbeitstage, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung erbracht wird. Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer teilweise in der Wohnung arbeitet, aber auch teilweise auf Dienstreise ist oder in das Büro des Arbeitgebers fährt, zählen nicht als Homeoffice-Tage.

3. Nur Tätigkeit in der Wohnung: Als Wohnung zählt nicht nur der Hauptwohnsitz oder Nebenwohnsitz des Arbeitnehmers, sondern auch die Wohnung eines nahen Angehörigen oder Lebensgefährten, wenn der Arbeitnehmer dort im Homeoffice tätig wird. Wird die Arbeit in Kaffeehäusern, Bibliotheken, Hotelzimmern oder im öffentlichen Raum erbracht, liegt steuerrechtlich kein Homeoffice-Tag vor.

Gewährung eines Home Office Pauschales

• Arbeitgeber können ein nicht steuerbares, sozialversicherungsfreies und lohnnebenkostenfreies Homeoffice-Pauschale in Höhe von 3 € pro Homeoffice-Tag für höchstens 100 Homeoffice-Tage im Kalenderjahr gewähren (höchstens 300 € pro Kalenderjahr).
• Das Homeoffice-Pauschale muss nicht monatsgenau mit den Homeoffice-Tagen im Kalendermonat abgestimmt werden. Arbeitgeber müssen aber z.B. durch Aufrollung am Jahresende sicherstellen, dass im Kalenderjahresschnitt nur 3 € pro Homeoffice-Tag und nicht mehr als 300 € im Kalenderjahr nicht steuerbar gewährt werden.
• Das nicht steuerbare Homeoffice-Pauschale ist ebenfalls am Lohnkonto und im Lohnzettel (L 16) anzuführen.
• Aus Widersprüchen zwischen den aufgezeichneten Homeoffice-Tagen, Reisekostenaufzeichnungen und Fahrtenbüchern könnten sich Lohnsteuerhaftungsrisiken für den Arbeitgeber in Lohnabgabenprüfungen ergeben. Plausibilitätschecks sind daher zu empfehlen.

Typische Umsetzungsfragen

• Wie können Homeoffice-Tage in den bestehenden Systemen des Unternehmens wie z.B. in der Zeiterfassung aufgezeichnet und zumindest durch Aufrollung am Jahresende auf dem Lohnkonto erfasst werden?
• Wie können die Homeoffice-Tage für das erste Halbjahr 2021 ermittelt werden, falls auch in diesem Zeitraum schon eine Homeoffice Vereinbarung bestand? Laut den Online FAQ der Finanzverwaltung ist eine Ermittlung im Schätzungswege für diesen Zeitraum zulässig. Es sollte geprüft werden, ob Belegungsplanungen in Zusammenhang mit den Covid-19 Maßnahmen als Grundlage für eine derartige Schätzung dienen können bzw welche Ausgangsdaten in Frage kommen.
• Wie kann durch Anleitungen und Erfassungsanweisungen, dazu beigetragen werden, dass nur Homeoffice-Tage, die die Voraussetzungen erfüllen, erfasst werden? Für Arbeitnehmer besteht ein steuerrechtlicher Anreiz möglichst viele Homeoffice-Tage zu dokumentieren, um ein nicht steuerbares Homeoffice-Pauschale vom Arbeitgeber erhalten zu können oder einen pauschalen Werbungskostenabzug in der Veranlagung geltend machen zu können. Die Meldeverpflichtung trifft den Arbeitgeber.
• Durch die Meldeverpflichtung für Homeoffice-Tage erhält die Finanzverwaltung Daten zum Ausmaß der Homeoffice – Tätigkeit des Arbeitnehmers. Es könnte sich beispielsweise die Frage stellen, welche Gemeinde für die Kommunalsteuer erhebungsberechtigt ist, wenn die Anzahl der Homeoffice Tage darauf hindeutet, dass die stärkste organisatorische und wirtschaftliche Verbundenheit zum Homeoffice besteht und nicht zum Büro des Arbeitgebers.