Fallstricke im Urlaubsrecht

Sommerzeit ist für viele Menschen gleichbedeutend mit Urlaubszeit. Damit Erholung und Entspannung nicht durch rechtliche Probleme getrübt werden, bieten wir Ihnen in diesem Beitrag einen Überblick über die häufigsten Fallstricke im österreichischen Urlaubsrecht – ergänzt durch praktische Tipps für den Arbeitsalltag.

Kalenderjahr als Urlaubsjahr – was Sie als Arbeitgeber:in wissen sollten

Im österreichischen Arbeitsrecht gilt gesetzlich grundsätzlich das „Arbeitsjahr“ als Urlaubsjahr – also jeweils ein Jahr gerechnet ab dem ursprünglichen Eintrittsdatum. Viele Unternehmen stellen zur Vereinfachung der Urlaubsadministration jedoch auf das Kalenderjahr um.

Wichtiger Hinweis zur Umstellung auf das Kalenderjahr:

In unserer Beratungspraxis fällt uns in diesem Zusammenhang immer wieder auf, dass die gesetzlichen Anforderungen des Urlaubsgesetzes („UrlG“) bei dieser Umstellung nicht vollständig eingehalten werden: Die Umstellung des Urlaubsjahres auf das Kalenderjahr ist nämlich nur mit einer schriftlichen Vereinbarung möglich – sei es durch Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder, falls kein Betriebsrat vorhanden ist – mittels Einzelvereinbarung (§ 2 Abs 4 UrlG). Eine konkludente oder mündliche Vereinbarung erfüllt die gesetzlichen Formvorschriften hingegen nicht.

Besonders problematisch wird es insbesondere dann, wenn im Umstellungszeitraum eine Aliquotierung der Berechnung des Urlaubsanspruches vorgenommen wird, dieser also nur anteilig gewährt wird. Auch hierzu sieht das österreichische Urlaubsrecht nämlich strenge gesetzliche Regelungen vor. Die Aliquotierungsmöglichkeiten hängen insbesondere vom Eintrittsdatum bzw. der Beschäftigungsdauer der betroffenen Mitarbeitenden ab.

Vereinbarung und Teilung von Urlaub – was ist erlaubt

Grundsätzlich ist Urlaub in Österreich zwischen den Vertragsparteien zu vereinbaren und kann dieser nicht einseitig angeordnet werden. Dies gilt auch im Falle einer Dienstfreistellung.

Das österreichische Urlaubsgesetz sieht vor, dass der Urlaub höchstens in zwei Teilen verbraucht werden kann, wobei ein Teil zumindest sechs Werktage (bzw. fünf Arbeitstage) betragen muss (§ 4 Abs 3 UrlG).

Dies entspricht nicht mehr den heutigen Urlaubsgewohnheiten der österreichischen Arbeitnehmer:innen. In der Praxis hat sich die tageweise Konsumation von Urlaub zunehmend etabliert und wird von der Rechtsprechung als zulässig anerkannt – zumal sie zugunsten der Mitarbeitenden von der gesetzlichen Regelung abweicht. Ein gesetzlicher Anspruch auf eine tageweise Konsumation des Urlaubs besteht jedoch nicht.

Verjährung von Urlaubsansprüchen – Frist und Pflichten

Der Urlaubsanspruch verjährt nach österreichischem Recht grundsätzlich zwei Jahre nach Ende des jeweiligen Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist (§ 4 Abs 5 UrlG). Effektiv stehen Mitarbeitenden also meist drei Jahre Zeit zum Verbrauch ihrer Urlaubsansprüche zur Verfügung. Dabei ist zu beachten, dass immer zuerst der älteste Urlaubsanspruch verbraucht werden muss.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Verpflichtung der Arbeitgeber:innen, ihre Mitarbeitenden rechtzeitig auf drohende Verjährungen hinzuweisen und zum Urlaubsverbrauch aufzufordern. Dies ergibt sich aus der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes, der sich auch der österreichische Oberste Gerichtshof angeschlossen hat. Unterbleibt diese Information, besteht das Risiko, dass die Verjährung des Urlaubsanspruchs nicht eintritt, was zu erheblichen Urlaubsständen führen kann. Detaillierte Informationen zu diesem Thema können Sie in unserem Blogbeitrag vom 22. August 2023 nachlesen.

Fälligkeit des Urlaubszuschusses – unterschiedliche kollektivvertragliche Regelungen

Vorsicht ist zudem auch bei der Auszahlung des Urlaubszuschusses geboten: Aufgrund der geltenden Kollektivverträge haben die meisten Mitarbeitenden in Österreich (zwingenden) Anspruch auf ein 13. und 14. Gehalt (Weihnachtsremuneration und Urlaubszuschuss).

Die konkrete Fälligkeit kann jedoch von Kollektivvertrag zu Kollektivertrag im Detail unterschiedlich ausgestaltet sein:

• Manche Kollektivverträge stellen bei der Fälligkeit in erster Linie auf den Antritt des gesetzlichen Urlaubs ab (z.B. Kollektivvertrag für Angestellte der Chemische Industrie oder Kollektivvertrag für Angestellte und Lehrlinge im Handel).
• Andere legen einen fixen Fälligkeitszeitpunkt fest, unabhängig vom Urlaubsantritt (z.B. Kollektivvertrag für Angestellte von Unternehmen im Bereich Dienstleistungen in der automatischen Datenverarbeitung und Informationstechnik – Auszahlung spätestens am 30. Juni).
• Einige Kollektivverträge sehen sogar eine Aufteilung der Urlaubssonderzahlung in zwei Teilbeträge vor (z.B. Kollektivvertrag für Angestellte des Innendienstes der Versicherungsunternehmen – Auszahlung am 1. April und am 1. Juli).

Unkomplizierter ist die Situation hingegen für Mitarbeitende, die keinem Kollektivvertrag unterliegen. Auch in diesem Fall wird zwar in der Praxis idR eine Auszahlung des Jahresgehalts in Form von 14 Monatsgehältern und damit ein Anspruch auf einen Urlaubszuschuss vereinbart. Aufgrund der fehlenden kollektivvertraglichen Vorgaben besteht hier allerdings für die Vereinbarung der Fälligkeit Vertragsfreiheit der Parteien.

Wir unterstützen Sie umfassend bei allen arbeitsrechtlichen Fragestellungen sowie bei der Erstellung und Umsetzung erforderlicher Vereinbarungen – beispielsweise im Rahmen einer Umstellung des Urlaubsjahres – rund um das Thema Urlaubsrecht.

Wenn Sie mehr zu dem Thema erfahren möchten, wurde brandneu ein Blogbeitrag „Urlaubsgeld im Sommer: Was bei Sonderzahlungen und der begünstigten Besteuerung zu beachten ist!“ veröffentlicht.