Telearbeit – Das neue Home-Office +
Das Arbeiten außerhalb der Räumlichkeiten des Arbeitgebers hat in den letzten Jahren nicht zuletzt aufgrund der Covid-19 Pandemie zunehmend an Bedeutung gewonnen. Die vergangenen Jahre haben auch gezeigt, dass die bislang geltenden gesetzlichen Regelungen betreffend Home-Office die tatsächliche Arbeitswelt nicht vollumfänglich darstellen konnten. Insbesondere sah der Gesetzgeber offenbar Nachholbedarf in Bezug auf remotes Arbeiten außerhalb der eigenen vier Wände.
Das neue Telearbeitsgesetz ist mit 1. Jänner 2025 in Kraft getreten. Dabei wurden arbeits- und sozialversicherungsrechtliche, sowie einkommensteuerliche Regelungen harmonisiert, wodurch mehr Flexibilität geschaffen wurde.
Definition Telearbeit
Bisher gab es keine Legaldefinition des Begriffs der Telearbeit. Nunmehr stellt der Gesetzgeber klar, dass unter Telearbeit nicht nur jene Arbeitsleistungen innerhalb der eigenen Wohnung umfasst sind, sondern auch jene Arbeitsleistungen an selbst gewählten nicht zum Unternehmen gehörenden Örtlichkeiten, wie z.B. Cafés, Restaurants oder anderen Freizeiteinrichtungen.
Telearbeit liegt dann vor, wenn Arbeitnehmende regelmäßig Arbeitsleistungen unter Einsatz von Kommunikationstechnologie entweder in ihrer Wohnung oder an einem anderen, selbst gewählten Ort außerhalb des Unternehmens erbringen.
Einkommenssteuerrechtliche Aspekte
Das Home-Office Pauschale ist künftig als Telearbeitspauschale im Einkommensteuergesetz zu finden. Damit wird der Anwendungsbereich ab 1. Jänner 2025 auch auf Telearbeitstage erweitert. Bisher war vom Home-Office Pauschale definitionsgemäß nur das Arbeiten in den eigenen vier Wänden im erfasst.
Ab 1.1.2025 ist die Anzahl der Telearbeitstage (umfasst sind davon auch Homeofficetage) samt ausbezahlten Pauschalen durch den Arbeitgeber zwingend am Lohnzettel auszuweisen. Im Gegensatz zur bisherigen Regelung handelt es sich dabei nun um eine gesetzliche Voraussetzung für die Inanspruchnahme der steuerlichen Begünstigungen.
Bislang gab es (auf Basis der Rechtsprechung) für Arbeitnehmende bei fehlendem Ausweis am Lohnzettel immer noch die Möglichkeit zur Erbringung alternativer Nachweise für Homeofficetage im Rahmen der individuellen ArbeitnehmerInnenveranlagung. Diese Möglichkeit fällt nun weg.
Grenzüberschreitende Telearbeit
Telearbeit außerhalb Österreichs stellt mittlerweile für viele Mitarbeitende einen besonderen Anreiz dar. Will man diesen Benefit für Mitarbeitende anbieten, empfiehlt es sich aus Sicht von Arbeitgebenden, den jeweiligen Sachverhalt genauer unter die Lupe zu nehmen, um allfällige Compliance-Risiken im In- und Ausland rechtzeitig zu erkennen und entsprechend abzubilden.
Beispiel:
Die Mitarbeiterin Zuzanna ist beim österreichischen Arbeitgeber Y angestellt. Der Dienstort laut Dienstvertrag befindet sich in Österreich, wo sich auch ihr Mittelpunkt der Lebensinteressen befindet. Zusätzlich unterzeichnet sie per 1. Jänner 2025 eine Telearbeitsvereinbarung, welche das Arbeiten innerhalb der EU gestattet. Zuzanna nutzt diese neue Möglichkeit und arbeitet für zwei Wochen an ihrem Nebenwohnsitz in Slowenien.
Vor dem Tätigwerden in Slowenien führt Arbeitgeber Y mit Zuzanna einen Risk-Check durch und kommt zu dem Ergebnis, dass vorab ein Sozialversicherungsnachweis (“A1 Bestätigung”) in Österreich zu beantragen ist. Es wird vereinbart, dass Zuzanna die Risiken jedes Tätigwerdens im Ausland vorab gemeinsam mit Ihrem Arbeitgeber zu prüfen und allfällige Bescheinigungen einzuholen hat. Dadurch können unter anderem die Risiken des Entstehens einer Steuerpflicht im Ausland oder eines Wechsels in das ausländische Sozialversicherungssystem rechtzeitig erkannt bzw. verhindert werden.
Um die Risikoeinschätzung von Remote Work aus dem Ausland zu erleichtern, hat PwC das Remote Work Tool entwickelt. Damit kann in Echtzeit eine Risikoanalyse in den Bereichen Einkommensteuer, Sozialversicherung, Aufenthaltsrecht, Arbeitsrecht sowie zur Betriebsstättenbegründung im Ausland durchgeführt werden.
