3G am Arbeitsplatz – Was müssen Arbeitgeber beachten?

Seit 1. November 2021 gilt die 3G-Regel (Erbringung eines Nachweises einer geringen epidemiologischen Gefahr) auch am Arbeitsplatz, wobei bis einschließlich 14. November 2021 noch eine Übergangsregelung zur Anwendung kommt (vgl. 3. COVID-19-Maßnahmenverordnung – 3. COVID-19-MV). Während dieser Übergangsfrist kann der 3G-Nachweis noch durch das Tragen einer FFP2-Maske ersetzt werden – anschließend gilt die 3G-Regel aber absolut. Was Arbeitgeber im Zusammenhang mit der neu eingeführten 3G-Regel am Arbeitsplatz zu beachten haben, haben wir nachstehend für Sie zusammengefasst.

Verpflichtender 3G-Nachweis bei potentiellem Zusammentreffen mit anderen Personen

Sofern physische Kontakte zu anderen Personen nicht ausgeschlossen werden können, dürfen Arbeitnehmer (aber auch Inhaber und Betreiber) ihren Arbeitsort nur dann betreten, wenn sie über einen gültigen 3G-Nachweis verfügen. Die 3G-Nachweispflicht trifft aber sowohl die Arbeitnehmer als auch die Arbeitgeber. Die Möglichkeit eines Zusammentreffens mit anderen Personen (z.B. im Lift, am Gang oder in der Kaffeeküche) ist dabei schon ausreichend – nicht erforderlich ist, dass es tatsächlich zu physischem Kontakt mit anderen Personen kommt.

Eine Ausnahme gilt lediglich für Arbeitnehmer, die aufgrund ihres Berufsbildes pro Tag höchstens zwei physische Kontakte im Freien mit einer Maximaldauer von jeweils 15 Minuten haben. Beispielhaft genannt werden hierzu etwa LKW-Fahrer oder auch Förster (die alleine im Wald unterwegs sind), wobei aber bei beiden Berufsbildern – je nach den konkreten Umständen – ebenso potentielle physische Kontakte (über den Ausnahmetatbestand hinaus) denkbar sind. Ob ein Arbeitnehmer die Voraussetzungen für diese Ausnahmeregelung erfüllt, ist jedenfalls im Einzelfall zu prüfen. Zudem ist auch für die Tätigkeit im Home-Office kein 3G-Nachweis erforderlich. Andererseits hat man bei Arbeiten in fremden Wohnungen einen 3G-Nachweis parat zu halten.

Überdies hat laut Verordnung der Inhaber eines Arbeitsortes mit mehr als 51 Arbeitnehmern einen COVID-19-Beauftragten zu bestellen und ein COVID-19-Präventionskonzept auszuarbeiten und umzusetzen.

Was gilt als 3G-Nachweis?

Der 3G-Nachweis kann derzeit wie folgt erbracht werden, wobei in Bezug auf die generelle und zeitliche Gültigkeit von Nachweisen die jeweils geltenden Bestimmungen zu beachten sind, welche je nach Bundesland variieren können:

• Nachweis über eine gültige Impfung mit einem zugelassenen Impfstoff gegen COVID-19 (Gültigkeit variiert nach Impfstoff),
• Genesungsnachweis über eine in den letzten 180 Tagen überstandene COVID-19 Erkrankung,
• Nachweis über neutralisierende Antikörper, der nicht älter als 90 Tage ist,
• Nachweis über ein negatives Ergebnis eines gültigen PCR-Tests / Antigentests einer befugten Stelle / Antigentests zur Eigenanwendung, der in einem behördlichen Datenverarbeitungssystem erfasst wird.

Ab 8. November 2021 werden Nachweise über neutralisierende Antikörper sowie Antigentests zur Eigenanwendung („Wohnzimmertests“) nicht mehr anerkannt.

Welche (Kontroll-)Pflichten hat der Arbeitgeber?

Zunächst werden mit der 3G-Regel am Arbeitsplatz die Arbeitnehmer in die Pflicht genommen. Sie haben einen 3G- Nachweis mitzuführen und müssen diesem im Fall einer Kontrolle vorweisen können.

Den Arbeitgeber trifft hingegen eine gewisse „Sorgetragungspflicht“, d.h. der Arbeitgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass die Arbeitnehmer ihrer Pflicht auch entsprechend nachkommen. Umfassende „Einlasskontrollen“ durch den Arbeitgeber sind jedoch i.d.R. nicht erforderlich. Die Kontrollen müssen wirksam sein, insgesamt dürfen die Kontrollpflichten des Arbeitgebers aber nicht überspannt werden. Die Maßnahmen des Arbeitgebers sollen den betrieblichen Umständen angepasst sein – zu beachten sind Größe und Struktur des Betriebs, die Anzahl der Beschäftigten, aber auch die räumliche und organisatorische Beschaffenheit. Die Maßnahmen des Arbeitgebers können insbesondere Hinweise, Aushänge, mündliche oder schriftliche Belehrungen, aber auch stichprobenartige Kontrollen oder Schwerpunktkontrollen umfassen.

Jedenfalls erforderlich ist, die gesetzten Maßnahmen ausreichend zu dokumentieren, um für den Fall behördlicher Kontrollen auch über entsprechende Nachweise zu verfügen.

Derzeit strittig ist, ob der Arbeitgeber konkrete Aufzeichnungen über die Erbringung des 3G-Nachweises führen darf (z.B. in Form von Listen). Zumindest sollte der Arbeitgeber aber schriftlich dokumentieren, dass er die notwendigen Kontrollen durchgeführt hat, um weitere Konsequenzen zu verhindern.

Welche Konsequenzen drohen bei Nichteinhaltung der 3G-Regel am Arbeitsplatz?

Sofern der Arbeitgeber seinen Kontroll- bzw. Sorgetragungspflichten nicht ausreichend nachkommt, drohen Verwaltungsstrafen (Geldstrafe von bis zu EUR 3.600, Ersatzfreiheitsstrafe bei Uneinbringlichkeit von bis zu 4 Wochen). Bei juristischen Personen (GmbH oder AG) ist zu berücksichtigen, dass die Mitglieder der Geschäftsführung bzw. des Vorstands persönlich für Verwaltungsstrafen haften und solche i.d.R. gegen sämtliche Mitglieder verhängt werden. Eine Risikominimierung kann z.B. durch die Bestellung eines verantwortlichen Beauftragten erreicht werden.

Auch Arbeitnehmern drohen bei Nichteinhaltung der 3G-Regel Verwaltungsstrafen, nämlich Geldstrafen von bis zu EUR 500 sowie bei Uneinbringlichkeit eine Ersatzfreiheitsstrafe von bis zu 1 Woche.

Neben verwaltungsstrafrechtlichen Konsequenzen drohen Arbeitnehmern aber auch arbeitsrechtliche Folgen. Zum einen besteht für den Zeitraum des fehlenden 3G-Nachweises und der damit verbundenen entfallenden Arbeitsleistung kein Anspruch auf Entgeltzahlung. Zum anderen kann das Fehlen eines 3G-Nachweises auch zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen; je nach Einzelfall kann bei beharrlicher Pflichtwidrigkeit sogar eine Entlassung zulässig sein. Arbeitgeber sind aber gut beraten, arbeitsrechtliche Konsequenzen sorgfältig abzuwägen und dabei die Umstände des Einzelfalls (wie z.B. auch eine eventuell geschlossene Home-Office-Vereinbarung und deren konkreten Inhalt) zu berücksichtigen.

Darf der Arbeitgeber auch strengere Maßnahmen ergreifen?

Strengere Regelungen gelten zum Teil schon ex lege für bestimmte Bereiche (wie z.B. für Alten- und Pflegeheime).

Darüber hinaus dürfen Arbeitgeber in Bezug auf das Tragen von Masken und die Vorlage eines 3G-Nachweises in begründeten Fällen strengere Regelungen vorsehen. Solche „begründeten Fälle“ können beispielsweise vorliegen, wenn COVID-19-Fälle oder Verdachtsfälle im Betrieb bestehen oder auch zum Schutz von Angehörigen einer Risikogruppe.

Wir beraten Sie gerne über Einzelheiten der neuen 3G-Regelungen der 3. COVID-19-MV, über zulässige Maßnahmen im Einzelfall und/oder das Erfordernis einer Zustimmung der Arbeitnehmer oder der Mitwirkungspflicht des Betriebsrats in diesem Zusammenhang.