Einfache Abrechnung der Corona Kurzarbeit mit dem PwC Kurzarbeitsrechner

Die Corona-Kurzarbeit hat 2020 in Österreichs Personalabteilungen einiges auf den Kopf und insbesondere die Lohnverrechnung vor enorme Herausforderungen gestellt. Neben einem komplexen Regelwerk, mehrmaligen Gesetzesänderungen und unzureichender Expertise in der Fachabteilung ist es vor allem die Kurzarbeitsabrechnung, welche den Verantwortlichen Kopfzerbrechen bereitet. Lange Zeit war nur eine provisorische Abrechnung der Kurzarbeit möglich, da ganz zentrale Fragen nicht ausreichend geklärt waren, sodass die korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung erst Monate später durch Aufrollung der betroffenen Monate erfolgen konnte. Dadurch und auch mit der laufenden Abrechnung der Kurzarbeit ist für die Personalverrechnung ein beträchtlicher Mehraufwand verbunden. Eine fehlerhafte Abrechnung ist für den Arbeitgeber darüber hinaus auch aus vielerlei Hinsicht problematisch und kann neben Konflikten mit den Mitarbeiter/innen auch einen negativen Einfluss auf die erhaltenen Beihilfen haben sowie hohe Strafen nach sich ziehen. 

Payroll-Tools als Schwachstelle in der Kurzarbeit Abrechnung

Neben den inhaltlichen Schwierigkeiten und den komplexen Modalitäten für die Kurzarbeit kämpfen die Lohnverrechner/innen aber auch mit einem ganz grundlegenden Problem: Praktisch alle gängigen Payroll Software-Programme sind nicht auf die aktuelle Situation ausgerichtet, da ihre Benutzeroberflächen zu komplex bzw. nicht flexibel genug sind, um alle Anforderungen der Abrechnung der Kurzarbeit abzudecken. So kann beispielsweise der pauschale Nettoeinbehalt jetzt gar nicht mehr von den Systemen berechnet werden, nachdem am Anfang vielerorts ein allgemeiner Abschlag vorgeschlagen wurde.

Die Payroll Abteilung und das Technology Team von PwC hat es sich zur Aufgabe gemacht, die von Kurzarbeit betroffenen Unternehmen zu unterstützen. Der neu entwickelte Kurzarbeitsrechner hilft, die Abrechnung einfach ins System zu bringen und in der Folge auch richtig in der Lohnverrechnung zu berücksichtigen.

Wie funktioniert der PwC Kurzarbeitsrechner?

Der PwC Kurzarbeitsrechner setzt auf der Beihilfeabrechnung auf, die der Arbeitgeber für jedes Kalendermonat an das AMS übermittelt. Unabhängig davon, welches Abrechnungssystem im Unternehmen verwendet wird, bereiten die PwC Payroll-Spezialisten die Berechnung der Kurzarbeit für die Lohnverrechnung auf. Die Eingabe ins System erfolgt im Unternehmen selbst. Dazu sind lediglich vier Lohnarten erforderlich, um die Daten im Abrechnungsprogramm einzugeben. 

Folgende Services sind dabei bereits inkludiert: 

• Erst-Abstimmung, um die Anforderungen zu besprechen
• Prozess-Beschreibung für die Zusammenarbeit bzw. den Datenaustausch
• Set-up Beschreibung für die Lohnarten zur Anlage
• Set-up Beschreibung der Daten
• Berechnung der Ist-Arbeitszeit
• Befüllter Kurzarbeitsrechner in Excel-Format zur Eingabe im System
• Deckungsprüfung der Arbeitszeit im Verhältnis zum Mindestbrutto
• Vollständige Dokumentation der Berechnungen durch die zur Verfügung gestellten Unterlagen

Wobei hilft der PwC Kurzarbeitsrechner? 

Das Tool ist vielseitig einsetzbar, abhängig von der Anzahl an Projekten mit verschiedenen Projektnummern im Unternehmen, den Spezialfällen des Unternehmens  (z.B. Expats, Grenzgänger, …) sowie der Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter/innen.

Die Vorteile im Überblick:

• Einfache und schnelle Möglichkeit, die Kurzarbeit Abrechnung ins System zu bringen und in der Lohnverrechnung richtig zu berücksichtigen
• Lückenlose und transparente Dokumentation aller Daten und Abrechnungsschritte für eine spätere Prüfung 
• Argumentationshilfe bei Unstimmigkeiten im Unternehmen hinsichtlich der Abrechnung, u.a. durch die Mitarbeiter/innen oder den Betriebsrat
• Bei einer großen Belegschaft mit komplexen Beschäftigungsverhältnissen und zahlreichen Fällen ist auch ein Quality Check in Form einer Stichprobenkontrolle möglich, mit deren Hilfe die Plausibilität und Integrität der Datenbasis beurteilt wird. Auf diese Weise konnten wir bereits signifikante Mängel für unsere Klienten identifizieren und zeitnah Korrekturmaßnahmen empfehlen.

Stellt die Abrechnung der Kurzarbeit Ihr Unternehmen auch vor große Herausforderungen bzw. gibt es Probleme bei der praktischen Umsetzung der Kurzarbeitsabrechnung in der Lohnverrechnung? 

Kontaktieren Sie uns jetzt – das PwC Payroll Team stellt Ihnen den Kurzarbeitsrechner gerne in einem persönlichen Termin vor!