Covid-19 Kurzarbeit: Arbeitszeitaufzeichungen und Abrechnung mit dem AMS
Über 100.000 Betriebe haben zur Überbrückung der aktuellen Krisensituation Anträge auf Covid-19 Kurzarbeit gestellt. Für die Abrechnung der Förderung mit dem AMS sind Arbeitszeitaufzeichnungen und die Ermittlung der Ausfallstunden Voraussetzung. Bestehende Zeiterfassungssysteme rasch fit für die Anforderungen der Kurzarbeitsabrechnung zu machen ist für Unternehmen eine Herausforderung.
Aufbau der Abrechnung mit dem AMS:
Für die Ermittlung der Ausfallstunden sind in der Abrechnung mit dem AMS folgende Zeitdaten für den Abrechnungszeitraum zu melden:
Normalarbeitszeitstunden laut Kollektivvertrag/Gesetz bzw. bei ArbeitnehmerInnen in Teilzeit laut Arbeitsvertrag (gekürzt um: Feiertage ohne Arbeitsverpflichtung, Zeiten einer Karenz, Zeiten eines Präsenzdienstes oder Zivildienstes, Zeiten einer Pflege- oder Betreuungsfreistellung, Zeiten einer Dienstverhinderung aus wichtigem Grund udgl)
Minus Stunden, für die Ersatzleistungen gebühren (z.B. Anspruch ArbeitnehmerIn auf Krankengeld, Anspruch des Arbeitgebers auf einen Zuschuss von der AUVA nach § 53b ASVG, Rückerstattungsanspruch Arbeitgeber nach § 32 Abs 3 Epidemiegesetz udgl)
= Anzahl Normalarbeitszeitstunden für die Berechnung zulässiger Ausfallstunden
Minus geleistete Arbeitsstunden (ohne Überstunden)
Minus konsumierter Urlaub/konsumiertes Zeitguthaben
Minus in der Kurzarbeit geplante Arbeitsstunden für Entgeltfortzahlung im Krankenstand und Entgeltfortzahlung nach § 1155 Abs 3 ABGB (allgemeine behördliche Betretungsverbote oder Einschränkungen nach dem Covid-19 Gesetz)
= errechnete Anzahl an Ausfallstunden
Minus geleistete Überstunden
= Anzahl verrechenbare Ausfallstunden
Die so ermittelte Anzahl an Ausfallstunden ist die Basis für die Kurzarbeitsbeihilfe. Die Teilabrechnung kann nach Übermittlung an das AMS nicht mehr korrigiert werden, es ist daher schon bei der ersten Teilabrechnung eine korrekte Ermittlung der Ausfallstunden erforderlich.
Herausforderungen bei der Implementierung
Die sieben größten Herausforderungen bei der Implementierung einer Zeiterfassung, die die Grunddaten für die Abrechnung mit dem AMS und für die finale Abrechnung der Kurzarbeit in der Personalverrechnung liefern kann, liegen nach den bisherigen Erfahrungen in folgenden Bereichen:
1. Kurze Zeit der Implementierung und komplexe Anforderungen:
bestehende Zeiterfassungssysteme können in der kurzen Zeit und mit vertretbarem Aufwand oft nicht auf die Zusatzanforderungen umgestellt werden. Die Brücke zur AMS Abrechnung muss häufig durch Data Analytics Lösungen und die Verknüpfung von Daten aus mehreren Systemen geschlagen werden. Unser Technology Team unterstützt Sie gerne.
2. ArbeitnehmerInnen, die bislang keine oder nur vereinfachte Arbeitszeitaufzeichnungen führen mussten:
Für den Fördernachweis müssen alle von Kurzarbeit betroffenen ArbeitnehmerInnen Arbeitszeitaufzeichnungen führen, aus denen Arbeitsbeginn, -ende, -unterbrechungen hervorgehen. Das betrifft auch ArbeitnehmerInnen, die aufgrund einer Ausnahme nach dem Arbeitszeitgesetz bislang keine Zeitaufzeichnungen führen mussten, wie leitende Angestellte. In Unternehmen, die üblicherweise nur Saldenaufzeichnungen führen, gibt es daher teilweise noch kein Zeiterfassungssystem, das die Grundanforderungen erfüllt.
3. Verknüpfung mit Daten aus anderen Systemen:
Um beispielsweise Krankenstände in der Abrechnung mit dem AMS richtig erfassen zu können, muss unterschieden werden, ob der Arbeitgeber für diesen Krankenstandstag Anspruch auf einen Zuschuss von der AUVA hat, ob der/die ArbeitnehmerIn Anspruch auf Krankengeld hat oder ob kein Anspruch auf Ersatzleistungen besteht. Aus der Zeiterfassung alleine ist diese Information nicht verfügbar.
4. Hinterlegung von zwei Arbeitszeitmodellen pro Dienstnehmer:
Damit eine korrekte Bewertung erfolgen kann, ist es erforderlich sowohl auf das Arbeitszeitmodell vor Kurzarbeit als auch auf das Arbeitszeitmodell während der Kurzarbeit zugreifen zu können. Zeitausgleich, Urlaub oder Zeiten, für die Ersatzleistungen gebühren, sind in der Abrechnung mit dem AMS mit der Arbeitszeit vor Kurzarbeit zu bewerten und nicht mit der geplanten Arbeitszeit in der Kurzarbeit.
5. Getrennte Führung der Zeitsalden:
In der Kurzarbeit erfolgt eine gesonderte Durchrechnung, daher müssen die Zeitsalden mit dem Stand vor Kurzarbeit getrennt von den Zeitsalden während Kurzarbeit geführt werden und es muss auch die Verbrauchsreihenfolge der verschiedenen Zeitguthaben neu definiert werden.
6. Einhaltung der Rahmenbedingungen:
Im gesamten Kurzarbeitszeitraum dürfen nicht mehr als 90% Ausfallstunden sowohl pro ArbeitnehmerIn als auch insgesamt erreicht werden, sonst liegt ein Rückforderungstatbestand für die Kurzarbeitsbeihilfe vor. Weil bei der Ermittlung der Basis für die Berechnung der Maximalausfallsquote (siehe Zeile Anzahl Normalarbeitszeitstunden für die Berechnung zulässiger Ausfallstunden im Berechnungsschema) bestimmte Entgeltfortzahlungszeiten herausgerechnet werden und weil Krankenstände in der Abrechnung differenziert berücksichtigt werden müssen, kann diese für die Steuerung wesentliche Kennzahl nicht ohne Weiteres aus der Zeiterfassung abgelesen werden.
7. Neue Dienstfreistellungs- und Dienstverhinderungsgründe:
In der Abrechnung mit dem AMS müssen unterschiedliche Dienstfreistellungs- und Dienstverhinderungsgründe unterschiedlich erfasst und bewertet werden. Wenn im Betrieb an Feiertagen üblicherweise nicht gearbeitet wird, müssen Feiertage in der Abrechnung mit dem AMS aus der Anzahl der Normalarbeitsstunden herausgerechnet werden. Eine Freistellung auf Basis eines Covid 19 Risikoattests ist hingegen unter Stunden, für die Ersatzleistungen gebühren, zu erfassen. Es ist daher wichtig die verschiedenen Dienstverhinderungsgründe in der Zeiterfassung gesondert zu führen, damit eine unterschiedliche Bewertung und Erfassung in der Abrechnung mit dem AMS möglich ist.
Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung in Ihren Systemen, je nach Problemstellung mit Projektteams aus Data Analytics und Technology SpezialistInnen und ExpertInnen im Bereich Arbeitszeit und Kurzarbeit.
