HR Transformation auf Distanz – wie die Cloud Implementierung auch aus der Ferne gelingt

Die letzten Wochen unter COVID-19 haben virtuelle Zusammenarbeit nicht nur forciert, sondern von einem auf den anderen Tag unbedingt notwendig gemacht und gezeigt, dass diese in vielen Bereichen sehr erfolgreich gelingen kann. Dennoch gibt es gerade bei der Initiierung und Durchführung von größeren Projektvorhaben, wie beispielsweise HR Transformationsprojekten, eine Skepsis, diese zielgerichtet auf virtuellem Wege bestreiten zu können. Doch zeigt sich, dass die Digitalisierung von HR Prozessen insbesondere in Krisenzeiten einen großen Vorteil darstellt.

Wenn Sie sich gerade in der Vorbereitung bzw. Durchführung einer HR Transformation befinden, dann muss die aktuelle Situation kein Hindernisgrund sein ein Projektvorhaben zu unterbrechen. HR Transformationsprojekte können auch auf Distanz kosteneffizient und ressourcenschonend durchgeführt werden. Vier Faktoren tragen dabei wesentlich zum Erfolg bei.

• Technologische Komplexität im Vornherein betrachten, um das Ausmaß einer HR Transformation bestmöglich abzuschätzen
  Um den Nutzen einer neuen HR IT Lösung zu maximieren, muss im Vorhinein bestimmt werden, wie sich diese in die bestehende Systemlandschaft einfügt. Komplexe, bestehende Systeme, wie sie beispielsweise in der Personalabrechnung genutzt werden, müssen sich in eine neue, Cloud-basierte Lösung einfügen können. Die Auswahl einer geeigneten und zukunftsorientierten HR IT Lösung sollte auf Basis der bestehenden IT Infrastruktur, sowie den zukünftigen Anforderungen getroffen werden.

• Abstellen einer Taskforce, welche virtuell kollaboriert und befähigt ist, Entscheidungen für ihre entsprechenden Verantwortungsbereiche zu treffen
  Bei jeder HR Transformation, aber insbesondere bei einer Transformation auf Distanz ist es unumgänglich ein Team zusammenzustellen, dass die notwendige Expertise in ihrem jeweiligen Themenbereich mitbringt, jedoch auch befugt ist Entscheidungen insbesondere bei Veränderungen von Prozessen zu treffen. Die Taskforce muss einen Großteil ihrer Zeit für das Projekt zur Verfügung stellen können und geeignete Kommunikationskanäle zur Kollaboration müssen vorhanden sein. Nur so kann eine virtuelle Kollaboration effizient von statten gehen und die Implementierung ohne größere Verzögerungen erfolgen.

• Verbindlichkeit des Managements ein solches Projekt zu sponsern, zu treiben und in die Linienorganisation zu tragen
  Das Management ist gefordert hinter einem Transformationsvorhaben zu stehen und ihre Organisation bestmöglich auf den bevorstehenden Wandel vorzubereiten. Insbesondere dieser Punkt stellt häufig ein Problem dar, da das Management oftmals zufrieden mit der Auswahl einer neuen HR IT Lösungen ist, während die Belegschaft ihre Vorbehalte damit hat. Die HR Technology Survey von PwC[1] zeigt, dass rund 80% der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen weiterhin Schwierigkeiten bei der Anwendung haben, was häufig einer schlechten Vorbereitung und eingeschränkter Kommunikation zuzuschreiben ist.

• Kontinuierliches Change Management und Change Kommunikation, um die Organisation und ihre Stakeholder über den Fortschritt am Laufenden zu halten
  Genau um die notwendige Akzeptanz für digitalen Wandel im HR Bereich zu fördern ist aktives Change Management und Change Kommunikation erforderlich. Hierbei geht es insbesondere auch um die Entwicklung eines Digitalen Mindsets innerhalb der Belegschaft. Mitarbeiterbeteiligung ist essentiell, so dass niemand vom rasanten Wandel überrollt wird, sondern diesen als Bereicherung ansieht und mitträgt. Gerade die zurzeit unabdingliche virtuelle Zusammenarbeit bietet eine geeignete Möglichkeit auch Zweifler vom Mehrwert digitaler Anwendungen zu überzeugen.

Die jetzige COVID-19 Situation zeigt, wie durch schnelle Anpassungsfähigkeit eine zunächst noch schier undenkbare Situation virtuelle Kollaboration zur Normalität macht. Ein Großteil der Projektphasen können sehr gut auf Distanz gelingen, wie beispielsweise die Anbieterselektion, so wie die Planungs-, Implementierungs- und Hypercare-Phasen. Lediglich in der Designphase hat unsere Erfahrung gezeigt, dass Präsenzworkshops schwer mit rein virtuell gestalteten Workshops vergleichbar sind.

Sehen auch Sie eine HR Transformation auf Distanz als kein zusätzliches Wagnis, sondern als eine Chance hin zu einer modern aufgestellten Organisation, die Krisen langfristig standhält.

[1] PwC (2020), PwC’s HR Technology Survey 2020, https://www.pwc.com/us/en/library/workforce-of-the-future/hr-tech-survey.html