COVID-19 als Beschleuniger der digitalen Zusammenarbeit

Und auf einmal ist ANDERS das neue NORMAL.
Dies trifft in Zeiten von Covid-19 auf viele Bereiche zu – auf den Bereich des Arbeitens aber im Besonderen. Bereits in der Vergangenheit (vor der aktuellen Krise) haben sich viele Firmen mit dem Thema Home Office, Distance Working oder virtuellen Teams beschäftigt. Doch jetzt haben diese Themen eine immense Beschleunigung erlebt. Damit verbunden stellen sich nicht nur viele Fragen im Hinblick auf die technische Umsetzung, sondern auch auf die veränderten Anforderungen der Führung.
Wir möchten Sie auch bei diesen Themenstellungen gut begleiten und informieren, so dass Sie – im besten Fall – den „COVID-19-Beschleunigungsfaktor“ für sich nutzen können.

Was Sie in diesem Beitrag rund um das Thema Home Office erwartet:
1) Nie war interne Unternehmenskommunikation so wichtig wie heute!
2) Was ist bei der Führung auf Distanz zu beachten? – Kommunikation statt Kontrolle
3) Welche digitalen Lösungen vereinfachen das Zusammenarbeiten?
4) Wie kann ich als MitarbeiterIn gut aus der Ferne arbeiten?

1. Nie war interne Unternehmenskommunikation so wichtig wie heute!

In den Medien kursieren bereits widersprüchliche Nachrichten über die Verbreitung des Virus. Daneben gibt es Berichte über die Diskriminierung von vermeintlich infizierten Personen. Zudem wird COVID-19 auch medial zunehmend in stereotypisierender Weise mit China verknüpft. Dies hat auch Auswirkungen auf die Kooperation in multikulturellen Belegschaften. Eine proaktive Kommunikation in Bezug auf alle Stakeholder basierend auf sachlichen Informationen ist daher unerlässlich, um die öffentliche Wahrnehmung des Ausbruchs zu steuern, Fehlinformationen und die damit verbundene Panik zu minimieren und die schädlichen Auswirkungen auf die Wirtschaft und den Einzelnen zu verringern.
Zudem sei gesagt, die Umstellung der Arbeitsbedingungen sowie die gesamtgesellschaftliche Herausforderung, vor der wir aktuell stehen, muss im Zuge der Unternehmenskommunikation aufgegriffen werden. Insbesondere in Zeiten hoher Unsicherheit erwarten sich MitarbeiterInnen Führung, offene Kommunikation und Ehrlichkeit von ihrem Arbeitgeber.

Ein paar bewährte Grundregeln in diesem Zusammenhang:

• Kommunizieren Sie regelmäßig auch Zwischenstände an die MitarbeiterInnen. Lassen Sie die Teams spüren, dass Sie an Lösungen arbeiten.
• Senden sie verlässliche Quellen für Zahlen und Informationen aus (z.B. Weitere Informationen und FAQs findet ihr auf der Seite des Gesundheits- und Sozialministeriums).
• Kommunizieren Sie offen, welche Maßnahmen Sie als Unternehmen treffen/ getroffen haben/ treffen werden (Arbeitszeiten, Kurzarbeit, usw.).
• Versenden Sie authentische Videobotschaften der Führungsebene und kommunizieren Sie dabei sowohl auf der Sach- als auch auf der Beziehungsebene.
• Wenn möglich, stellen Sie einen Guide für Home Office zur Verfügung (z.B. bevorzugt Video-Chat verwenden, tägliche Team-Meetings usw.).
• Nutzen Sie die digitalen Medien für „Challenges“, um das Team auch in Zeiten von Distance Working zusammen zu halten (z.B. #Showyourdesk).
• Sprechen Sie auch immer wieder Ihren MitarbeiterInnen Dank aus, dass diese die Maßnahmen und Herausforderungen (unternehmensseitig) so mittragen. Untermauern Sie diesen Dank mit Daten (z.B. Zahlen wie viel mehr Video-Meetings stattgefunden haben o.ä.).

2. Was ist bei der Führung auf Distanz zu beachten? – Kommunikation statt Kontrolle

1. “Up-to-Speed” bringen: Stellen Sie sicher, dass sich alle MitarbeiterInnen mit den wesentlichen Tools auskennen und diese auch je nach der konkreten Anforderung nutzen.

2. Klare Verantwortlichkeiten: Je freier die Rahmenbedingungen desto klarer muss sein, wo die Leitlinien verlaufen. Definieren Sie eindeutige Rollen und Aufgabengebiete.

3. Fixpunkte strukturieren den Alltag – etablieren Sie Routinen: Es ist wichtig, feste „Kontaktpunkte“ zu etablieren (z.B. tägliche Standup-Meetings). Sorgen Sie für klare Rückkopplungsprozesse. Definieren Sie, wie mit geteilten Dokumenten, Teamkalendern, Meetings, Email usw. umzugehen ist.

4. Virtueller Austausch erfordert Konsequenz: Stellen Sie sicher, dass insbesondere bei virtuellen Meetings die „Spielregeln“ bekannt sind und gelebt werden. Zudem benötigen digitale Meetings mehr Vorbereitung. Nutzen Sie z.B. Präsentationen oder Online-Umfragen (Mentimeter), diese gestalten Meetings abwechslungsreicher und interaktiver.

5. Erreichbarkeiten transparent gestalten: Remote zu arbeiten bedeutet trotz Flexibilität auch Erreichbarkeit. Hier können Teamkalender hilfreich sein, in welche die Abwesenheiten eingetragen werden. Klare, offene und regelmäßige Kommunikation beugt Missverständnissen und Unsicherheiten vor.

6. Der Mensch ist ein soziales Wesen: Animieren Sie Ihre MitarbeiterInnen dazu bei Meetings Video-Chat zu aktivieren, um eine gewisse Nähe herzustellen. Nutzen Sie diese Funktion auch bei 1:1 Calls. Vergessen Sie nicht auf den informellen Austausch (z.B. digitale Kaffee Küche o.ä.).

7. Führen und “Controllen” Sie über Aufgaben, nicht über Zeit: So weit als möglich bietet es sich an, die MitarbeiterInnen ziel- und ergebnisorientiert und nicht über die Anzahl an geleisteten Stunden zu führen. Insbesondere in Zeit von Corona, in denen die MitarbeiterInnen zuhause zusätzliche Tätigkeiten (z.B. Kinderbetreuung) in ihren Alltag integrieren müssen.

8. Vertrauen als tragende Basis: Digital Leadership bedeutet auch mehr Vertrauen in die Selbstorganisation der MitarbeiterInnen. Daraus ergibt sich ein deutlich stärkerer Kooperations-Charakter.

9. Verabschieden Sie sich vom Micromanagement: Übernehmen Sie die Führung im wahrsten Sinne des Wortes – insbesondere aktuell ist es wichtig, sich als Führungskraft auf die organisatorischen übergeordneten Themenstellungen fokussieren zu können. Ein Vertrauensvorschuss stärkt zudem die Beziehung zu Ihren MitarbeiterInnen und lässt sie wachsen. Im Zuge von Führung bei virtuellen Teams wird hier von den 2 wesentlichen Führungsaufgaben gesprochen:*

• • • • • Task Leadership: Der zielorientierten Koordination der arbeitsteiligen Aufgabenerledigung durch die Teammitglieder.
        • Team Leadership: Die Ausgestaltung der Beziehungen zu einzelnen Teammitgliedern und zur Gesamtgruppe.

10. “Speak-up Kultur” – Jeder darf sich irren: Nicht nur in den unsicheren Corona-Zeiten ist es wichtig, als Führungskraft auch als Mensch mit Stärken und Schwächen greifbar zu sein. Auch Sie als Führungskraft dürfen Ihre Meinung ändern oder sich einmal irren. Eine gelebte positive Fehlerkultur fördert Vertrauen und lässt das Unternehmen langfristig wachsen.

Video-Links zum Thema Digital Leadership

• In Zeiten von COVID-19 – Wie kann ich mich als virtuelle Führungskraft entwickeln?
• In Zeiten von COVID-19 – Wie gehe ich virtuell auf die Bedürfnisse meines Teams ein?

3. Welche digitalen Lösungen vereinfachen das Zusammenarbeiten?

Viele Mitarbeiter sind bedingt durch die getroffenen Schutzmaßnahmen im Home-Office tätig. Oftmals ist jedoch die technische Infrastruktur, die zur Verfügung stehende Bandbreite und das Arbeitsmodell nicht auf eine hohe Anzahl an MitarbeiterInnen eingestellt, die aus dem Home-Office tätig sind. Basierend auf den technischen Möglichkeiten sollten alle zur Verfügung stehenden Optionen betrachtet werden. Durch Optimierung und Bewertung der bereitgestellten Services und Priorisierung der Remote-Services können Engpässe von vorne herein vermieden werden.
Durch den intelligenten Umgang mit der zur Verfügung stehenden Infrastruktur, Nutzung von freien Infrastruktur-Ressourcen und Bereitstellung alternativer Kommunikationstechnologien (mobile Endgeräte und entsprechende Datenpakete) kann die Kommunikation optimal aufrechterhalten werden. Die bestehende Infrastruktur kann durch die Nutzung entsprechender Cloud-Dienste zusätzlich entlastet werden. Unter den gegebenen Umständen müssen auch Zusammenarbeitsmodelle angepasst werden. Virtuelle Meetings müssen auf einen sinnvollen Rahmen beschränkt werden, Randzeiten ausgenutzt und agile Arbeitsmethoden genutzt werden.
Viele Unternehmen stehen aufgrund der aktuellen Bedrohungslage von COVID-19 vor der Herausforderung, ihre MitarbeiterInnen remote anzubinden. Kleinere und mittlere Unternehmen haben keine oder kaum ausreichende IT-Lösungen für Home-Office-Lösungen zur Verfügung. Selbst größere Unternehmen sind nicht auf die Anbindung der gesamten Belegschaft an das Firmennetz ausgelegt.
In der aktuellen Situation muss aber schnell eine Lösung die virtuelle Zusammenarbeit gefunden werden für. Ad-hoc aufgebaute Strukturen sind anders als die etablierten Strukturen meist nicht auf Sicherheitslücken getestet und bergen damit nicht zu unterschätzende Risiken in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit.

Leitfaden zum Thema Co-Working
Dieser Leitfaden soll Sie unterstützen, die passenden Co-Working Lösungen für Ihr Unternehmen zu finden. >>Co-Working Leitfaden<<

Zu den Bereichen

• Audio & Video,
• Datenaustausch,
• Remote-Arbeitsplätze und
• Bereitstellung von Hardware im Home-Office

werden verschiedene Lösungen vorgestellt und bezüglich des Risikos und der Sicherheit bewertet. Wir wollen damit unseren Beitrag leisten, die aktuell notwendigen virtuellen Arbeitsstrukturen sicher auf- und auszubauen.

4. Wie kann ich als MitarbeiterIn gut aus der Ferne arbeiten?

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich zurückzulehnen und Ihre Überlegungen über die akute Umstellung auf Fernarbeit zu unterstützen und darüber, was Sie tun können, um weiterhin engagiert und kreativ mit den Herausforderungen der COVID-19-Krise umzugehen.

• Welche Routinen haben Sie während COVID-19, um Ihren Arbeitsalltag aus der Ferne zu strukturieren?
• Wie verbinde ich mich virtuell mit der Arbeitswelt?
• Wie bleiben Sie in dieser Krisensituation mental und emotional mit den verschiedenen Menschen verbunden, mit denen Sie arbeiten?

10 bewährte Tipps fürs Home Office:

1. Richten Sie sich eine festen Arbeitsplatz ein, der Ihre Bedürfnisse so weit es geht erfüllt. Achten Sie auf die richtige Sitzposition, Lichtverhältnisse, usw.

2. Wenn möglich, organisieren Sie sich die notwendige Hard & Software (Maus, Tastatur, 2. Bildschirm, Programme, Headset, gute Internetverbindung usw.).

3. Reduzieren Sie Ablenkung soweit als möglich, führen Sie ggf. neue Regeln in der Familie ein, um diese Situation zu meistern.

4. Strukturieren Sie Ihren Home Office Arbeitsalltag, z.B. mit Kalendereinträgen, um auch Ihrem Team anzuzeigen, wann Sie verfügbar sind für Anfragen.

5. Sie können diese Zeit nutzen, um sich neues Wissen anzueignen, u.a. zu Online-Tools wie Zoom, Skype, Google G-Suite, Mentimeter o.ä, von denen letztendlich Ihr ganzes Team profitieren kann (auch nach der Krise noch).

6. Nutzen Sie die neue Situation für neue Routinen (z.B. fällt die Anfahrt weg – dies erlaubt es Ihnen evlt. in der Früh laufen zu gehen oder Yoga zu machen).

7. Seien Sie erreichbar – Home Office erlaubt viele Freiheiten und oft eine freie Zeiteinteilung. Versuchen Sie dennoch klare Zeiten zu definieren, zu denen sie für Ihre KollegInnen erreichbar sind.

8. Besonders für virtuelle Meetings ist Zuverlässigkeit ein westlicher Faktor – versuchen Sie bereits vor den Meetings in den virtuellen Räumen anwesend zu sein und sicherzustellen, dass Ihr Ton/Micro und Kamera funktionieren.

9. Bleiben Sie mit Ihrem Team in Kontakt – Chat, Telefon, Video-Call, Meetings usw. – nutzen Sie diese Medien auch für den informellen Austausch.

10. Teilen Sie Bedenken, Unsicherheiten, Fragen – aber auch Erfolgserlebnisse und positive Aspekte mit Ihren Kollegen – Sie sind nicht allein mit der neuen Situation.

Video-Link zum Thema Home Office:

• In Zeiten von COVID-19 – Wie arbeite ich in Krisenzeiten virtuell aus der Ferne?

*Lipnack, J., Stamps, J. (1997). Virtual Teams: Reaching across space, time, and
organizations with technology. New York: John Wiley.